Preguntas de entrevista para Asistente de Dirección

Respuesta modelo

Trato toda la información de la Dirección como confidencial por defecto. En mi trabajo diario aplico el principio de mínima difusión: solo comparto lo necesario y con quien corresponde. Bloqueo el equipo al ausentarme, separo la documentación sensible y nunca comento fuera del ámbito profesional los asuntos que gestiono. En mi anterior puesto tuve acceso a documentación de consejo y a operaciones corporativas, y esa confianza se mantuvo durante seis años sin incidentes.

Respuesta modelo

Primero verifico el objetivo y las consecuencias de cada reunión: cuál es reprogramable y cuál no, quién asiste y qué está en juego. Consulto los criterios que la persona directiva me ha marcado y, si el margen de mi apoderamiento lo permite, lo resuelvo yo misma reprogramando la de menor impacto y proponiendo una alternativa concreta. Solo escalo la decisión cuando ambas son irrenunciables.

Respuesta modelo

Adopto el tono y los criterios que la persona directiva me ha transmitido y me limito al contenido acordado. Cuando redacto un correo o atiendo una petición en su nombre, distingo con claridad lo que es una instrucción confirmada de lo que requiere su aprobación. Ante cualquier duda sobre el alcance, prefiero confirmar antes que suponer.

Respuesta modelo

Trabajo con antelación sobre el calendario societario: convoco a los consejeros según los plazos, reúno y ordeno la documentación con el secretario del consejo, preparo el orden del día y compruebo la logística de la sala o de la conexión. Durante la sesión tomo notas para el acta y, después, hago el seguimiento de los acuerdos hasta su cierre. Cuido especialmente la confidencialidad de la documentación en todo el proceso.

Respuesta modelo

Soy el punto de contacto entre la Dirección y el resto de la organización, así que cuido que la comunicación sea clara y respetuosa en ambos sentidos. Con los proveedores —agencias de viajes, catering, servicios— negocio condiciones, controlo los plazos y mantengo varias alternativas para no depender de uno solo. Procuro que mi interlocución facilite el trabajo de los demás, no que lo entorpezca.

Respuesta modelo

Lo primero es no tomar partido ni exponer a ninguna de las dos. Confirmo con discreción cuál es la instrucción vigente y, si el conflicto persiste, lo pongo en conocimiento de quien tenga la autoridad para resolverlo, aportando los datos con neutralidad. Mi objetivo es que la decisión la tome quien corresponde, sin que yo genere un problema de lealtades.

Gestiono los gastos y las dietas con SAP Concur, que permite digitalizar tiques, aplicar las políticas de la empresa y conciliar con contabilidad. Conozco los límites de dietas exentas de IRPF —distintos según haya o no pernocta y según el destino sea nacional o extranjero— y me aseguro de que cada justificante cumpla los requisitos para no generar problemas fiscales a la empresa ni al empleado.

Trabajo siempre con una zona horaria de referencia visible en el calendario y confirmo la hora local de cada participante para evitar errores. Uso las funciones de husos horarios de Outlook, propongo franjas que respeten un horario laboral razonable para todos y, en las convocatorias internacionales, indico la hora de cada zona en el propio correo. Dejo margen entre reuniones para los desplazamientos o las conexiones.

Tengo un nivel C1 acreditado con el Cambridge Advanced. Lo utilizo a diario para redactar correspondencia, atender llamadas y coordinar viajes y reuniones con interlocutores internacionales. También traduzco o resumo documentación cuando la Dirección lo necesita. Además, cuento con un nivel B2 de francés, que empleo con proveedores y filiales francófonas.

Durante la reunión tomo notas estructuradas por punto del orden del día, distinguiendo los acuerdos de los simples comentarios. Después redacto el acta de forma clara y neutra, la someto a la validación de quien preside y la archivo en el repositorio correspondiente con control de acceso. En el caso de un consejo, sigo el formato societario y coordino con el secretario del consejo.

Actúo en paralelo: busco de inmediato alternativas de transporte —otro vuelo, el AVE Madrid-Barcelona o un cambio de hora— y, a la vez, aviso a los asistentes de la posible demora ofreciendo una nueva hora o una conexión por videoconferencia. Presento a la persona directiva dos o tres opciones ya cerradas para que solo tenga que elegir, y me ocupo de reorganizar el resto de la agenda del día.

Evalúo el impacto y el plazo real de cada petición en lugar de atenderlas por orden de llegada. Comunico con transparencia a cada persona cuándo tendrá resuelto su encargo, resuelvo primero lo que tenga consecuencias externas o un plazo improrrogable y, si algo no cabe en el tiempo disponible, lo digo cuanto antes y propongo una alternativa. Lo peor sería aceptarlo todo en silencio y fallar sin avisar.

Lo comunico de inmediato a la persona responsable, sin ocultarlo ni minimizarlo. Preparo la versión corregida y una nota breve que explique el cambio, y propongo enviarla a los consejeros con una disculpa sobria. Después reviso qué falló en el control para que no se repita, por ejemplo añadiendo una doble verificación antes de cualquier envío al consejo.